Zakwaterowanie pracowników a odliczenie VAT – sprawdziłem, co na ten temat mówią polskie przepisy w grudniu 2022 roku. Poznasz dzięki temu najważniejsze zasady i dowiedz się, jak Krajowa Informacja Skarbowa interpretuje podobne przypadki. Spisałem to wszystko bo sami mieliśmy z tym zagwozdkę przy planowaniu kwater pracowniczych ale i w działalności hotelowej też ten wątek się przewijał. Coraz więcej firm posiada własne mieszkania lub pokoje socjalne, które wynajmuje swoim pracownikom. W tym artykule podsumowanie tych wątków i linki do ważnych dokumentów związanych z odliczaniem VATu przy działalności najmu nieruchomości różnym podmiotom. 

Usługi hotelowe a odliczenie VAT – co mówi prawo? 

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, przysługuje Ci prawo do obniżenia należnego podatku od towarów i usług o kwotę podatku naliczonego. Niezbędne jest jednak spełnienie konkretnych warunków. Pamiętaj ponadto, że nie zawsze można odliczyć VAT. Szczegółowo mówi o tym przede wszystkim Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. 

Art. 88. 1. tego dokumentu precyzuje:

„Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika: […] 4) usług noclegowych i gastronomicznych”.

Od tej zasady jest jednak wyjątek, opisany w punkcie 4 c. VAT można odliczyć od:

„usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika na podstawie art. 8 ust. 2a”.

Na czym ta zasada polega w praktyce? Mowa o refakturowaniu usług. Przykładem może być zawarcie umowy, która obejmuje znalezienie noclegów przez firmę A pracownikom firmy B, a później sprzedaż tych noclegów firmie B (czyli firma A sprzedaje noclegi, z których korzystają pracownicy firmy B). Firma A może wtedy odliczyć VAT.

Zakwaterowanie pracowników a odliczenie VAT – czy to możliwe?

Co do zasady nie ma możliwości odliczenia podatku VAT za usługi noclegowe. Czy dotyczy to również zakwaterowania pracowników – wynajęcia im kwater czy pokoi w pobliżu miejsca pracy? Okazuje się, że analizy są w tej kwestii niejednoznaczne. 

Przykładem może być interpretacja indywidualna – wydana na podstawie wniosku firmy budowlanej, która oferuje swoim pracownikom nieodpłatne zakwaterowanie. Firma poprosiła o wydanie takiej interpretacji, jednocześnie podając swoje stanowisko – według spółki VAT w tym przypadku powinien zostać odliczony. Co odpowiedział Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej? 

Przesłał Pismo z dnia 1 lutego 2022 r. 0112-KDIL1 1.4012.758.2021.2.WK Odliczanie VAT z faktur za zakwaterowanie pracowników. Można przeczytać w nim m.in.:

„[…] w takim przypadku prawo do odliczenia podatku naliczonego od przedmiotowych wydatków nie będzie przysługiwało Państwu w ogóle, ponieważ wydatki te nie będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Podsumowując, Spółka nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur za zakwaterowanie pracowników”.

W innym przypadku o interpretację indywidualną zwróciła się firma produkująca artykuły metalowe. Również i tam chodziło o odliczenie VAT za zakwaterowanie pracowników (nieodpłatne). Chociaż fiskus odmówił możliwości odliczenia, firma odwołała się do Naczelnego Sądu Administracyjnego. NSA przyznało rację spółce produkującej artykuły metalowe. 

Jak zatem widać – ta kwestia nie jest do końca uregulowana i za każdym razem interpretacja może być inna. Co zatem zrobić, by zyskać pewność dotyczącą swojego konkretnego przypadku?

Usługi noclegowe a odliczenie VAT – indywidualna interpretacja podatkowa KIS

Jeśli chcesz zapewnić swoim pracownikom bezpłatne noclegi i zastanawiasz się nad odliczeniem VAT, warto wystąpić z wnioskiem o podatkową interpretację indywidualną. Dzięki temu zyskasz pewność dotyczącą swojej konkretnej sytuacji – w takim wniosku podajesz wszystkie informacje na temat danej sprawy. 

Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) wyda interpretację, a Tobie łatwiej będzie odnieść się do możliwości odliczenia VAT. Taki wniosek możesz złożyć przez internet, listownie lub osobiście. Pierwsza opcja jest najszybsza i najwygodniejsza – wystarczy zalogować się na stronę rządową, wypełnić formularz i dołączyć potwierdzenie zapłaty (40 zł). Stan opłat z grudnia 2022 roku.  

Interpretacja zostanie wydana do 3 miesięcy od złożenia wniosku (aktualnie termin ten jest wydłużony do 6 miesięcy). Po otrzymaniu pisma możesz również złożyć zażalenie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. 

Dlaczego warto postawić na kwatery pracownicze?

Nawet jeśli w Twoim przypadku odliczenie VAT za zakwaterowanie pracowników będzie niemożliwe, zapewnienie komfortowych noclegów pracownikom to doskonała inwestycja. Sprawdzi się szczególnie w sytuacji, gdy zależy Ci na sprowadzeniu do pracy konkretnych osób (np. z Ukrainy). Dlaczego to świetna opcja dla Twojego biznesu?

1. Zwiększysz efektywność pracy swojego zespołu

Kiedy pracownik musi daleko dojeżdżać do pracy, jest zmęczony i mało efektywny. Nie tylko krócej śpi, lecz także ma również znacznie mniej czasu na relaks czy odpoczynek. Podobnie sytuacja wygląda w momencie, gdy pokoje są słabej jakości, brudne i nieestetyczne – a przecież tak kojarzy się wiele hosteli pracowniczych. Zobacz artykuł na ten temat – tutaj. 

Wygodne, czyste oraz nowoczesne kwatery pracownicze to jeden z lepszych sposobów, by zadbać o morale pracowników. Komfort podczas snu i odpoczynku pozwala im zregenerować siły, dzięki czemu ich praca staje się wydajniejsza. Sami to widzimy przy obsłudze firm, które z nami współpracują. 

2. Obniżysz koszty oraz rotację pracowników

Noclegi o słabym standardzie (lub konieczność dalekiego dojazdu do pracy) często powodują, że pracownik chce po prostu zmienić pracę – na taką, która zapewni mu znacznie większy komfort. Dotyczy to szczególnie stanowisk niewymagających konkretnych kwalifikacji czy uprawnień. 

Zadowolony i wypoczęty pracownik będzie zatem bardziej lojalny względem Twojej firmy. A to oznacza, że znacznie zmniejszysz koszty rekrutacji czy wdrożenia nowych osób. Zbudujesz ponadto godny zaufania zespół doświadczonych specjalistów, którzy doskonale znają Twoje wymagania i będą się do nich stosować.

3. Zmniejszysz ryzyko wystąpienia konfliktów wśród pracowników

Wspólne mieszkanie sprzyja kłótniom i konfliktom – na szczęście dzięki wygodzie i poczuciu bezpieczeństwa można znacznie zminimalizować napiętą atmosferę. Co jest ważne, by pracownicy dobrze czuli się w kwaterze pracowniczej, a potrzeba poczucia bezpieczeństwa była zaspokojona? 

Oprócz jasnych zasad i doskonale rozpisanych regulaminów kluczowy jest komfort noclegu. Wygodne łóżka, lodówki, dostęp do takich udogodnień jak parking, dobrze wyposażona kuchnia, czysta toaleta czy pralnia i suszarnia to obecnie podstawa. Zobacz nasz standard.

Zapewnij pracownikom również zamykane pokoje i główne drzwi – najlepiej na kod, by nikt niepowołany nie miał dostępu do budynku. Na co jeszcze zwrócić uwagę? Najlepszym rozwiązaniem jest wybranie kwatery na wyłączność, by w budynku znajdowali się jedynie pracownicy Twojej firmy lub agencji pracy. 

Chociaż standardowo od usług noclegowych nie odlicza się podatku VAT, warto wystąpić do KIS o indywidualną interpretację podatkową. Dzięki temu zyskasz pewność, w jaki sposób traktować Twój przypadek. Pamiętaj również, że komfortowe noclegi pracownicze to świetna inwestycja – dzięki nim poprawisz wydajność pracy i sporo zaoszczędzisz!

Przydatne linki:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

• Wydatki związane z podróżami służbowymi przedsiębiorcy i pracownika

• NSA: firma może odliczyć VAT za mieszkania wynajmowanie dla swoich pracowników

• Skarbówka domaga się VAT od mieszkań pracowniczych

• Odliczanie VAT z faktur za zakwaterowanie pracowników

• Uzyskaj podatkową interpretację indywidualną

Szukasz firmy, która zadba o nocleg dla Twoich pracowników? Zapraszamy do współpracy. 

Maciej Straus