Czym jednak dokładnie są takie miejsca w świetle prawa? Jak przygotować się na ich otwarcie, jakie wymogi spełnić oraz które pozwolenia skompletować? Jak wygląda opodatkowanie tego typu działalności?

Kwatera pracownicza – co to jest?

Przede wszystkim należy wspomnieć, że kwatera pracownicza nie jest tym samy, co hotel pracowniczy. Określenie hotelu pracowniczego pojawiło się i zaczęło funkcjonować w polskim prawie dość dawno, bo w 1976 roku, poprzez wprowadzenie w życie Zarządzenia Ministra Pracy, Płac i Spraw Socjalnych. Powstało ono na podstawie § 2 ust. 3 pkt 8 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 23 czerwca 1972 r. oraz § 1 uchwały nr 792 Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1956 r. i określiło takie kwestie, jak zasady prowadzenia hoteli pracowniczych, a także ustaliło regulacje dotyczące stosowanych w nich opłat. Hotel pracowniczy uznany został za budynek, którego utrzymaniem zajmuje się konkretny pracodawca, zapewniając w nim miejsce swoim pracownikom. Zarządzenie regulowało więc zasady działania oraz stosowania opłat w takich miejscach, jak np. hotele pielęgniarskie utrzymywane przez szpitale, hotele nauczycielskie utrzymywane przez szkoły, czy hotele pocztowe na utrzymaniu Poczty Polskiej.

Różnica pomiędzy hotelami pracowniczymi a kwaterami pracowniczymi z prawnego punktu widzenia polega na tym, że kwatera pracownicza to miejsce oferujące wynajem pokoi i miejsc noclegowych dla pracowników podlegających wielu różnym pracodawcom, a nie tylko jednemu konkretnemu. Kwatery pracownicze nie są też pojmowane w prawie jako stricte obiekty hotelowe, dlatego nie należy nazywać kwatery hotelem, motelem, czy pensjonatem oraz w taki sposób jej reklamować. Jednakże definicja zawarta w ustawie o hotelarstwie, z dnia 29 sierpnia 1997 roku, określa usługi hotelarskie jako “[…] krótkotrwałe, ogólnie  dostępne  wynajmowanie domów, mieszkań, pokoi, miejsc noclegowych, a także miejsc na ustawienie namiotów lub przyczep samochodowych oraz świadczenie, w obrębie obiektu, usług z tym związanych […]”. Skoro kwatery pracownicze oferują wynajem pokojów na nocleg, co jest usługą hotelarską, obowiązują je także pewne wymagania. Jakie?

Wymagania i pozwolenia niezbędne do prowadzenia kwatery pracowniczej

Ze względu na to, że kwatery pracownicze nie są w ścisłym znaczeniu hotelami, zarówno ich założenie jak i prowadzenie jest nieco prostsze oraz obwarowane mniejszą ilością przepisów i wymaganych pozwoleń. Co więcej, w 2012 roku weszło w życie prawo pozwalające na pominięcie zakładania działalności gospodarczej o ile prowadzenie i działanie danych kwater pracowniczych odbywa się jedynie na małą skalę, jako wynajem prywatny, pozwalający ominąć pewne formalności. To oczywiście utrudnia niektóre procesy zarządzania i obsługi kwater, jak np. wystawianie rachunków, nie istnieje bowiem w takim przypadku możliwość wystawiania faktur VAT.

Wszystkie kwatery pracownicze, nawet te, których działanie określone może zostać, jako działalność prywatna, muszą jednak dostosować się do pewnych wymogów, dotyczących warunków panujących w budynku i jakości świadczonych usług. Załącznik 7. Obwieszczenia Ministra Sportu i Turystyki z dnia 26 października 2017 roku, odnoszący się do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy, dotyczy bowiem wszystkich miejsc świadczących usługi hotelarskie i choć kwatery pracownicze nie są uznawane za hotel, oferują wynajem miejsc noclegowych i kwalifikowane są jako miejsce zamieszkania zbiorowego (budynek, w którym ma miejsce zamieszkanie zbiorowe czasowe, a nie stałe). Kwatera pracownicza to budynek zbiorowego zamieszkania. 

• Z tego względu podlegają wymaganiom takim jak m.in.:
• Odpowiednia powierzchnia pokoi,
• Odpowiednia ilość właściwie wyposażonych węzłów sanitarnych (m.in. umywalka, półka lub blat, WC, dozownik z mydłem, pojemnik na papier i odpady, oświetlenie nad lub obok lustra),
• Minimalne obowiązkowe wyposażenie pokoi (m.in. łóżko, stolik nocny lub półka, szafa lub wnęka garderobiana z co najmniej 3 wieszakami na osobę, biurko lub stół, firany/żaluzje/rolety przepuszczające światło, lampka nocna),
• Przechowywanie bagażu gości przed i po zwolnieniu pokoju,
• Obowiązek udzielenia pierwszej pomocy w nagłych przypadkach, dostęp do apteczki, przywołanie pomocy medycznej.

Pełne obwieszczenie i lista wymagań odpowiednich dla danego typu obiektu, dostępne są tutaj. Dodatkowo nawet jeśli obiekt prowadzony jest bez zakładania działalności gospodarczej, należy zgłosić jego działanie do odpowiednich władz w miejscu, gdzie znajduje się obiekt, aby został umieszczony w ewidencji. Przy tej okazji oświadcza się także, że kwatera posiada pozwolenie na prowadzenie działalności. Oznacza to, że spełnia wymagania sanitarne, budowlane i przeciwpożarowe (kategoria pożarowa budynku zamieszkania zbiorowego jest inna niż np. domu jednorodzinnego), a usługodawca zgadza się na przeprowadzanie na terenie obiektu kontroli. Konieczne jest również posiadanie pozwolenia na użytkowanie budynku mieszkalnego. Warto dodać, że jeśli w budynku mieszkalnym zachowana jest ta jego funkcja, jednak jednocześnie nastąpiła jej zmiana na częściowo usługową (przekraczająca 30% całkowitej powierzchni), konieczna jest zmiana użytkowania danego obiektu, to znaczy wymagane jest zgłoszenie. 

Podatki przy kwaterze pracowniczej

Kwestia podatków pobieranych od prowadzenia kwater pracowniczych jest sporna i warto indywidualnie konsultować się w każdym osobnym przypadku z fiskusem lub biurem rachunkowym. Istnieją jednak pewne podstawowe wytyczne co do tego czy, i w jaki sposób miałoby być opodatkowane świadczenie tego typu usług.

Polecamy artykuł: Minister finansów rozstrzygnął, kiedy wynajem mieszkania jest obciążony 23 proc. VAT-em – link

Istnieją cztery typu stosunku podmiotów w sytuacji wynajmu nieruchomości bądź jej części:

• osoba prywatna wynajmuje osobie prywatnej,
• osoba prywatna wynajmuje firmie,
• firma wynajmuje osobie prywatnej,
• firma wynajmuje firmie.

W przypadku, jeśli nie została zarejestrowana działalność gospodarcza, mamy do czynienia z osobą prywatną wynajmującą firmie (ryczałt 8 %). Wtedy można wybrać skorzystanie ze zwolnienia przedmiotowego z VAT-u, o ile nie został osiągnięty limit 200 tys. złotych. Inną opcją jest rejestracja, co jest jednoznaczne z założeniem działalności JDG w CEiDG. Stawka VAT w przypadku wynajmu firmie w celach usługowych związanych z zakwaterowaniem wynosi wówczas 8%. Jeśli chodzi o podatek dochodowy, można rozliczać go na zasadach ogólnych od dochodu lub w formie ryczałtu (obecnie 8 %). Kiedy następuje sytuacja, że to firma wynajmuje innej firmie, VAT wciąż będzie wynosił 8%, ponieważ wciąż jest to wynajem w ramach usług powiązanych z zakwaterowaniem i zaspokojeniem potrzeb mieszkaniowych. 

Przydatne link:

Wynajem pokoi jako kwater pracowniczych