Aby jednak rzeczywiście tak było, dokument ten musi być przede wszystkim skonstruowany w przemyślany, jasny i bezpośredni sposób.

Dlaczego regulamin kwatery pracowniczej jest tak ważny?

Regulamin kwatery pracowniczej, to zbiór warunków, zasad i obowiązków, dotyczący zarówno gości wynajmujących pokoje, jak i pracowników oraz właścicieli kwatery. Usługodawca ma obowiązek przedstawić dokument gościom oraz zapewnić im do niego łatwy dostęp.
Dlaczego regulamin jest tak istotną częścią działania kwatery? Przede wszystkim, zabezpiecza usługodawcę na wypadek niewłaściwego zachowania gości. Dodatkowo zapewnia punkt odniesienia zakwaterowanym pracownikom, informując ich nie tylko o zasadach i zakazach panujących na terenie obiektu, ale także o tym, jakie przysługują im prawa. Odpowiednio sformułowany regulamin kwatery pracowniczej daje więc komfort obu stronom, zawierającym umowę.

W jaki sposób powinien być sformułowany regulamin kwatery pracowniczej?

Kluczem do sukcesu będzie tutaj prostota. Nikt nie ma ochoty zaczytywać się w zawile sformułowanych i mocno prawniczo brzmiących ścianach tekstu. Jasne i zwięzłe opisanie zasad jest więc konieczne, aby nie tylko można było w łatwy sposób dojść do porozumienia w przypadku sytuacji spornej, ale także, aby regulamin w ogóle został przeczytany.

Prostota nie oznacza jednak, że regulamin napisany ma być „po łebkach”. Ponieważ jest jedną z podstaw właściwego działania kwatery pracowniczej, jego treść musi zawierać wszystko to, co ma być uregulowane. Warto także zadbać o zapewnienie gościom dostępu do kilku wersji językowych regulaminu.

W jaki sposób informować o regulaminie?

Niestety nawet regulamin sformułowany w najbardziej przystępny i jasny sposób, a także obejmujący wszelkie możliwe sytuacje sporne, nie uchroni nikogo, jeśli nie zostanie dopilnowana kwestia samej zgody na zapisane w nim warunki. W przypadku tego typu zapisów, to znaczy przygotowanych przez jedną ze stron, zasady zaczynają obowiązywać nocujących w kwaterach pracowników, w momencie, gdy decydują się na korzystanie z oferowanych w danym miejscu usług.

Nie jest więc wymagana pisemna zgoda, jednak to na przyjmującej gości obsłudze obiektu, czy jego właścicielach, spoczywa odpowiedzialność za udostępnienie treści regulaminu. Najlepiej zrobić to w momencie samego zakwaterowania. Jego kopie powinny być także dostępne w widocznych miejscach, w częściach wspólnych obiektu, na korytarzach, a także w każdym z pokoi. Dobrze jest także poinformować gości, że w razie wszelkich wątpliwości, odpowiednia osoba będzie gotowa udzielić im odpowiedzi na możliwe pytania. 

Co powinno być zawarte w regulaminie kwatery pracowniczej?

Jeśli chodzi o to, jakie niezbędne informacje muszą znaleźć się w regulaminie kwatery pracowniczej, kierować można się Zarządzeniem Ministra Pracy, Płac i Spraw Socjalnych, które nie dotyczy de facto kwater a hoteli pracowniczych. 

Określa ono następujące punkty:
„Regulamin porządkowy powinien określać uprawnienia i obowiązki mieszkańców hotelu, a w szczególności:

1. prawo do korzystania z pomieszczeń socjalno-bytowych oraz sanitarnohigienicznych zgodnie z ich przeznaczeniem,
2. prawo do korzystania z urządzeń i uczestniczenia w imprezach oświatowych, kulturalnych i sportowych według zasad ustalonych przy ich organizowaniu,
3. obowiązek przestrzegania ustalonych zasad współżycia mieszkańców hotelu pracowniczego oraz zachowania porządku i dyscypliny,
4. obowiązek przestrzegania przepisów w sprawie bezpieczeństwa, czystości i higieny oraz przepisów przeciwpożarowych,
5. obowiązek przejawiania koleżeńskiego stosunku do współmieszkańców hotelu pracowniczego,
6. obowiązek poszanowania mienia hotelu i jego mieszkańców,
7. zasady odpłatności za pobyt w hotelu pracowniczym oraz terminy i sposób regulowania należności,
8. sposób zachowania się w razie choroby mieszkańca lub współmieszkańca, pożaru czy kradzieży.”

Wzór podstawowego regulaminu kwatery pracowniczej – pobierz / dokument do rozbudowania pod konkretny adres i specyfikę

Podsumowanie

Biorąc pod uwagę wspomniane zarządzenie, a także współczesne potrzeby i okoliczności, regulamin powinien zawierać informacje dotyczące porządku działania obiektu, zasad dotyczących płatności, momentu zakwaterowania, bądź rezygnacji z pobytu w kwaterze, a także zasady odnoszące się do przebywania osób trzecich oraz zwierząt na terenie kwatery i w pokojach. Określać musi obowiązującą ciszę nocną i zachowania uznawane za uciążliwe dla pozostałych gości. Powinny się w nim znaleźć także zapisy dot. użytkowania pokoi i części wspólnych, to znaczy prawa zakwaterowanych pracowników do korzystania np. z kuchni, czy pralni, ale także obowiązki dotyczące utrzymania pomieszczeń użytkowych i znajdującego się w nich sprzętu w czystości i dobrym stanie.

Wszelkie punkty dotyczące obowiązków gości powinny być również dopełnione informacją na temat tego, jakie konsekwencje pociągnąć może za sobą niestosowanie się do danej zasady. Z kolei przy np. zapisie zabraniającym palenia w pokojach, podać można informację o tym, gdzie na terenie obiektu ewentualni palacze znajdą miejsce na zapalenie papierosa. Pomoże to zapobiegać łamaniom zasad. Dodatkowe, pomocne informacje, które może zawierać regulamin, to te dotyczące dostępnego na terenie kwatery internetu (nazwa i hasło do sieci), kontakt do administracji obiektu, a także do opiekuna kwatery.

Ważne jest umieszczenie w regulaminie zapisów dotyczących kwestii prawnych obejmujących takie sprawy, jak np. zagubione lub uszkodzone mienie zakwaterowanych osób. Informacja ta ma mieć charakter informacyjny i zabezpieczać usługodawcę na wypadek, gdyby goście oczekiwali od niego zadośćuczynienia.